Google Workspaceを知っているだろうか？Googleが提供するオフィス関連のクラウドサービスの総称であるが、このサービス個人利用では「無料」で使える神サービスなのをご存知だろうか？
PCを使用する場合、仕事でも勉強でも使用するのがMicrosoft Office（Microsoft 365）であると思うが、このサービスは有料だが高額で導入には尻込みしてしまう。しかし、Google Workspaceを利用すれば同等のサービスが「無料」で使えてしまうのだ。
今回はこんな最強のサービスである、Google Workspaceの魅力について紹介していこうと思う。
目次
Google WorkspaceとはMicrosoft Office代替品
冒頭でも述べたがGoogle Workspaceとは簡単に言うとMicrosoft Officeの代替品だ。ほぼ同じ様なソフトウェアがクラウドアプリとして提供されており、Googleのアカウントを持っている人であれば誰でも「無料」で利用することが可能だ。
アプリケーションは主に以下がある。リンクになっており新規タブで開くので、リンクをクリックして実際のサービスを確認してみよう。
- スプレッドシート（Excel互換の表計算ソフト）
- ドキュメント（Word互換のドキュメント作成ソフト）
- スライド（PoewerPoint互換のプレゼンソフト）
- Gmail（Outlookの代替、メールソフト）
- Google カレンダー
- Googleドライブ（クラウドストレージ、5GBまで無料）
Gmailはかなり一般的になっているので知っている人も多いと思うが、それ意外のソフトは使用したことがあるだろうか？
実はGoogleアカウントを持っている人であれば誰でもこのサービスが「無料」で使用できるのだ。しかも、低品質なまがい物ではなくMicrosofit Officeと遜色無い機能が利用できてしまう恐ろしいサービスなのである。
個人利用最強の理由
もう何が最強かは述べるまでも無いかもしれないが個人利用に「最強」だと思う理由を列挙してみる。
- 「無料」だから
- Microsoft Office互換あり
- ネット接続でどこでも作業可能
- Googleサービスとの連携が便利過ぎる
「無料」だから
先程からさんざん強調しているが驚くことに「無料」なのだ。そのため、ちょっとしたドキュメント作成やパワーポイント作成、家計簿管理などなど無料のサービスで全て簡潔してしまう。
もはやわざわざMicrosofit Officeを購入して利用する必要は無くなった。
Microsoft Office互換あり
まぁ「無料」なんだから、機能はMicrosoftのソレの劣化版なんでしょう？と言われそうだが、、まさにその通りではある。だがしかし、Microsoftの機能に極限まで迫った性能はもはや同等と言っても過言ではないくらいのクォリティーとなっている。
昔はOpenOfficeとか無料のオフィスソフトがあったが、それらはOfficeとは比べ物にならないくらいの劣化版で使用に耐えるものではなかった。しかし、Googleのソフトはかなり使える。
個人利用する分には問題ないし、企業でも一部Microsoftのオフィスソフトを廃止してGoogleのサービスに移行している企業があるくらいなのだ。個人で利用しない手はない。
ネット接続でどこでも作業可能
Google Workspaceはブラウザを利用してインターネット経由で使用するクラウドサービスである。自分の端末にソフトウェアをインストールして利用するサービスではないため、インストール不要で利用可能となる。しかも、ネット接続可能な環境なら何処からでも利用可能だ。
例えば、スマホやタブレットなどモバイル端末でも利用可能なので、家計簿データや連絡先リストなど作っている場合、何処からでも見れるのだ。
しかも、保存されているのは自分の端末ではなくGoogleが誇る堅牢なクラウドストレージなので、端末紛失してもデータが無くなることも無い。セキュリティ面でも優れていると言えよう。
Googleサービスとの連携が便利過ぎる
Googleサービスとの連携も便利。例えば以下の事が可能。
- Googleドライブでのファイル一元管理
- スプレッドシートとGoogle App Scriptとの連携による自動化
- スプレッドシートとLooker Studio（BIツール）との連携
このように様々な機能と連携できるので使いこなせれば非常に生産性向上が図れるのだ。しかもこれら全てが無料で提供されているのだからイカれている。
もちろん、無料なのはカラクリがあって、ある一定量まで無料で更に使用したかったらお金を払う必要があるだとかそいういう感じなのだが、一個人が有料まで使い倒すほどヘヴィーな使い方はできないと思うので安心してもらいたい。
利用のデメリット
もちろん良い所ばかりではなくデメリットも存在する。
- オフライン環境で利用できない
- ファイルのメール添付ができない
- Microsoft Officeのファイルが崩れる
- ブラウザ起動だからアプリ切り替えがやりづらい
- MS Officeに機能面で劣る
オフライン環境で利用できない
クラウドサービスであるためネットワーク接続できること前提となっている。そのためオフラインでの作業ができない。新幹線などで作業をしていてネットワークが途切れてしまったり、そういうことは往々にしてあるものだがそうした環境で使用できないのは痛い。
ただ、個人利用であれば大体が家で使うだろうしあまり問題にならないと思う。
ファイルのメール添付ができない
作ったファイルをメール添付して提出する場合など、そうした利用方法ができない。必ずグーグルドライブなどを経由して提供する必要があるのが微妙な所。
ファイルの実態がグーグルに握られてしまっているのはかなりデカくて、ファイルのバックアップなんかも好きにさせてもらえないためストレスとなる。
様々なファイルをグーグル環境で作っていて、いざ他のサービスに移行しようと思っても大変な労力を要することになる。個人利用であればこの辺考慮して使用すれば問題ない。
Microsoft Officeのファイルが崩れる
Microsoft Officeの互換性があって良いぞ、と言ったが開けはするもののデザインが崩れてしまったりとそのままでは使用できない問題がある。
エクセルファイルとか単純にデータだけ見れれば良い場合はまだ良いのだが、PowerPointやオフィスで作成した資料はかなり崩れるので注意が必要となる。
ブラウザ起動だからアプリ切り替えがやりづらい
Microsoft Officeであればブラウザで情報を調べながらファイルを編集する際、ショートカットなどで簡単にアプリを切り替えることが可能なのだが、全てブラウザ上でやるGoogle Workspaceではアプリの切り替えがブラウザのタブで切り替えるしか無いためストレスが溜まる。
一々マウスで移動したりしなければならず厄介だ。個人単位で使用するのであればまだ良いのだが、業務で利用する場合はストレスが溜まりまくる。
Microsoft Officeに機能面で劣る
やはり有料で先駆者であるMicrosoft Officeには機能面で劣る。例えば画像の作成だがExcelでは簡単に図形を配置できるのに比べ、Excelもどきのスプレッドシートでは、図形作成画面を一々開かなければ図が作成できないし、細かな修正もやりづらい、といった事がある。
また作業効率化するショートカットの数々でマウスを使用することなくスムーズな作業ができるMicrosoft Officeに比べ、ショートカットが無い操作もあったりExcelとは異なる操作をしなければならず非常にストレスが溜まる。
個人で無料利用する分には良いが業務でガッツリ使用する場合はMS Officeを利用するのが正解だ。
注意すべき点
タダより高いものは無いとは上手く言ったもので、その点に関してはGoogle cも同様だ。有料にするのも、突然仕様が変更になるのも全てGoogleの手に委ねられている。
すごく便利に使っていてもう他のサービスは考えられない、、と思っていたら突然の無料は終了で有料となってしまう、そうした可能性はゼロではない。
そのためこうしたことを念頭に入れた上で利用する事が必要となる。いつでもGoogleから逃げ出せる準備はしておいても良いだろう。
私の利用用途紹介
私が普段どんな事にこのGoogle Workspaceを利用しているか実例を紹介しよう。
- Google App Scriptとスプレッドシートを活用した家計簿アプリ
- スプレッドシート＋Looker Studioによるデータ分析
- Googleドライブでの重要書類の保存
家計簿アプリは簡易的なものだが、入力画面をスマホのブラウザから開きデータを入力すると、スプレッドシート上にデータ蓄積してくれるものだ。
データはLooker Studioという分析用ツール（無料）を仕様して見える化することで月々の出費状況の把握に役立っている。
Googleドライブという5GB まで無料で使用できるストレージがあるのだが、この中で必要書類、例えば契約書や説明書など紙で保管が面倒でかさばるものを全てスキャナでデータ化してドライブへ突っ込んでいる。
こうすることでどこからでもデータが参照できるし無くす心配も無くなる。家も余計なものが減って大変便利である。
これは私が使用しているサービスのほんの一例だが実際はもっと沢山利用している。もはや無くてはならないサービスになっている。
さいごに
Google Workspaceが最強である理由と私の利用例について紹介した。何度も言うようだが、これだけのサービスを未だに利用していないのは損である。早く利用することを進めるさ。
Microsoft Officeの購入を検討している方は一度Google Workspaceを利用してみて欲しい、その上でこれで十分と思えばOfficeは買わなくても良いだろうし、不十分ならOfficeを買えば良い。とにかくまずは触って見て欲しい。きっと驚くから。
以上、最後まで読んでくれて感謝
